Většinou to začne nenápadně. Někdo z týmu si přes Lovable nebo Cursor postavil nástroj, protože ho nebavilo dělat něco ručně. Ostatní ho začali používat. Za půl roku už na něm závisí evidence zakázek nebo komunikace se zákazníky.
Pak ten člověk podá výpověď. A vy zjistíte, že nevíte skoro nic o systému, bez kterého se firma neobejde.
Tento text popisuje, jak takovou situaci zvládnout. Je určený majitelům a manažerům, ne technikům.
Nejdřív jedna věc, kterou udělat nemáte
Neřešte to jako personální problém. Ten člověk pro vás udělal něco užitečného, zpravidla nad rámec své práce, a udělal to způsobem, který nikdo nezakázal. Když z předání uděláte vyšetřování, ztratíte jedinou osobu, která má potřebné informace, a to ještě dřív, než fyzicky odejde.
Cíl je jediný: dostat z hlavy jednoho člověka do firmy všechno, co potřebujete k tomu, abyste mohli pokračovat.
Krok 1: Přístupy, hned první den
Tento krok má nejvyšší prioritu a nesnese odklad, protože po skončení pracovního poměru se vše řeší podstatně hůř.
Sepište každou službu, na které aplikace stojí:
- nástroj, ve kterém aplikace vznikla (Lovable, Bolt, Cursor, Replit nebo jiný),
- hosting, na kterém aplikace běží,
- databázi,
- doménu,
- platební bránu, pokud aplikace přijímá platby,
- e-mailovou službu, přes kterou aplikace posílá zprávy,
- služby AI, které aplikace využívá, včetně placených API klíčů,
- úložiště souborů a záloh.
U každé položky zjistěte, na jaký e-mail je účet vedený a kdo službu platí. Pokud je cokoli vedené na osobní adresu odcházejícího člověka, převeďte to na firemní účet se správcem ještě před jeho posledním dnem. Ne až po něm.
Pozor na fakturaci. U předplatného placeného ze soukromé karty zaměstnance hrozí, že se po jeho odchodu přestane hradit a aplikace se zastaví v okamžiku, kdy to nikdo nečeká.
Krok 2: Kopie aplikace mimo platformu
Zjistěte, jestli lze zdrojový kód exportovat a uložit mimo nástroj, ve kterém vznikl. Pokud ano, udělejte to a kód uložte na firemní úložiště.
Rozdíl mezi „máme aplikaci“ a „máme účet v nástroji, ve kterém aplikace běží“ je zásadní. Projeví se ve chvíli, kdy s platformou nastane jakýkoli problém.
Stejně tak si zajistěte kopii dat. Export databáze uložte na místo, ke kterému má přístup více než jeden člověk.
Krok 3: Předávací rozhovor, ne předávací e-mail
Vyhraďte si dvě hodiny, projděte s odcházejícím zaměstnancem aplikaci osobně a rozhovor nahrajte. Ptejte se na následující:
- Co aplikace dělá a kdo ji používá?
- Jaká data v ní jsou a kde leží?
- Co v ní nefunguje nebo je udělané provizorně?
- Co jsi chtěl dodělat a nedodělal?
- Které činnosti nejsou automatizované a musí je někdo dělat ručně?
- Co se stane, když se aplikace na den zastaví?
- Existuje něco, co víš jen ty?
Otázka číslo tři je nejdůležitější a zároveň se na ni nikdo neptá. Každá aplikace má místa, o kterých autor ví, že jsou udělaná narychlo. Zapsat si je stojí dvě minuty a ušetří měsíce dohadování.
Krok 4: Zjistěte, co je uvnitř
Kroky jedna až tři vám zajistí, že aplikaci máte. Neřeknou vám ale, v jakém je stavu.
To je podstatný rozdíl. Odcházející zaměstnanec vám v dobré víře řekne, že aplikace funguje, a bude mít pravdu. Zároveň nemusí vědět, že si zákazník může zobrazit cizí objednávku, že aplikace ukládá údaje, které ukládat nemá, nebo že nikdo nikdy nezkusil obnovit zálohu.
Tady má smysl externí kontrola. Ne kvůli nedůvěře k autorovi, ale proto, že autor svá slepá místa nevidí. Platí to i pro zkušené vývojáře. Proto ve firmách, které vyvíjejí software, prochází kód kontrolou druhého člověka.
Krok 5: Rozhodněte, co s aplikací dál
Po předání máte tři možnosti. Je dobré rozhodnout se vědomě, ne rozhodnutí odkládat.
Nechat ji běžet tak, jak je. Dává smysl u nástrojů, které používá několik lidí uvnitř firmy, nejsou v nich osobní údaje zákazníků a jejich výpadek nikoho nezastaví.
Nechat ji zkontrolovat a opravit. Je to vhodné tam, kde aplikaci používají zákazníci nebo kde se pracuje s daty či penězi. Tato varianta je zpravidla řádově levnější než přepis.
Přepsat ji do standardního řešení. Dává smysl tehdy, když je aplikace pro firmu kritická, má růst nebo kontrola ukáže, že její základ neunese to, co po něm chcete.
Nejhorší je čtvrtá, nevyslovená možnost: nechat vše být a doufat. Pro tu se nerozhodnete, ta se stane sama.
Shrnutí na jednu stránku
- Do 24 hodin: seznam všech služeb a účtů, převod na firemní e-mail.
- Do týdne: export kódu a dat mimo platformu.
- Před odchodem: dvouhodinový nahraný předávací rozhovor podle sedmi otázek výše.
- Do měsíce: externí kontrola stavu aplikace.
- Poté: vědomé rozhodnutí, zda pokračovat, aplikaci opravit, nebo ji přepsat.